Procédure lanceur d'alerte

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SOMMAIRE

1_Objectifs et Champ d’application

2_Textes de référence

3_Champ d’application de la protection pour les lanceurs d’alerte

4_Dispositif de recueil et traitement des signalements externes reçus par l’EFS en tant qu’autorité compétente en matière de santé publique
4.1 Les personnes désignées pour recueillir et traiter les signalements
4.2 Réception du signalement
4.3 Référencement et catégorisation du signalement
4.4 Traitement du signalement
4.5 Clôture

1_Objectifs et champ d’application

La loi n° 2016‑1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique (dite « Loi Sapin 2 ») telle que modifiée par la Loi n° 2022-401 du 21 mars 2022 visant à améliorer la protection des lanceurs d'alerte et précisée par le décret n° 2022-1284 du 3 octobre 2022, a instauré puis renforcé la protection des lanceurs d’alerte. Cette loi impose à l’EFS de mettre à jour ses pratiques en matière de recueil et traitement des signalements.

Désigné en tant qu’autorité compétente pouvant recevoir un signalement externe, l’EFS se doit d’organiser une procédure de recueil et de traitement de ces signalements spécifiques, s’ajoutant à son dispositif de traitement des signalements internes.

Cette procédure doit être établie afin de permettre à l’EFS de recueillir et traiter des signalements entrant dans son champ de compétence en matière de santé publique.

2_Textes de référence

Loi n° 2016‑1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique (dite « Loi Sapin 2 ») telle que modifiée par la Loi n° 2022-401 du 21 mars 2022 visant à améliorer la protection des lanceurs d'alerte.
Décret n° 2022-1284 du 3 octobre 2022 relatif aux procédures de recueil et de traitement des signalements émis par les lanceurs d'alerte et fixant la liste des autorités externes instituées par la loi n° 2022-401 du 21 mars 2022 visant à améliorer la protection des lanceurs d'alerte.

3_Champ d’application de la protection pour les lanceurs d’alerte

La procédure de recueil et traitement des signalements externes mis en place par l’EFS s’applique aux signalements émis par tout lanceur d’alerte, dès lors qu’il répond à la définition précisée ci-dessous. D’ailleurs, il doit être rappelé que toute personne qualifiée de lanceur d’alerte bénéficie d’une protection particulière.

Le lanceur d’alerte

Un lanceur d’alerte est :
-   Une personne physique qui signale ou divulgue,
-   Sans contrepartie financière directe et de bonne foi,
-   Des informations :

Qu’elle a obtenues dans le cadre de ses activités professionnelles ou dont elle a eu personnellement connaissance.

Portant sur un crime, un délit, une menace ou un préjudice pour l’intérêt général, une violation ou une tentative de dissimulation d’une violation – qu’importe sa gravité – d’un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d’un acte unilatéral d’une organisation internationale pris sur le fondement d’un tel engagement, du droit de l’Union européenne, de la loi ou du règlement.

Les informations communiquées par le lanceur d’alerte dans ce cadre doivent rester factuelles et présenter un lien direct avec l’objet de l’alerte.

A noter que sont exclus du dispositif de protection les faits, informations et documents, quel que soit leur forme ou leur support, dont la révélation ou la divulgation est interdite par les dispositions relatives :
-   Au secret de la défense nationale,
-   Au secret médical,
-   Au secret des délibérations judiciaires,
-   Au secret de l’enquête ou de l’instruction judiciaire
-   Au secret professionnel de l’avocat.

La protection des lanceurs d’alerte et des facilitateurs :

La protection générale accordée par la loi aux lanceurs d’alerte est de plusieurs ordres :

-   Irresponsabilité civile du fait de dommages causés par leur signalement dès lors qu'elles avaient des motifs raisonnables de croire, lorsqu'elles y ont procédé, que le signalement ou la divulgation publique de l'intégralité de ces informations était nécessaire à la sauvegarde des intérêts en cause.
-   Irresponsabilité pénale dans les conditions indiquées à l’article 122-9 du Code pénal.
-   Interdiction des mesures de représailles au sens du droit du travail ou du droit de la fonction publique.
-   Interdiction de toute entrave à un signalement ou une divulgation publique.

Cette protection bénéficie également :

-   Aux facilitateurs, entendus comme toute personne physique ou toute personne morale de droit privé à but non lucratif qui aide un lanceur d'alerte à effectuer un signalement ou une divulgation ;
-   Aux personnes physiques en lien avec un lanceur d'alerte, qui risquent de faire l'objet de mesures de représailles dans le cadre de leurs activités professionnelles de la part de leur employeur, de leur client ou du destinataire de leurs services ;
-   Aux entités juridiques contrôlées par un lanceur d'alerte, pour lesquelles il travaille ou avec lesquelles il est en lien dans un contexte professionnel.

Pour toute information complémentaire, vous pouvez vous reporter au Guide du lanceur d’alerte édité par le Défenseur des droits, autorité administrative indépendante chargée de l’accompagnement des lanceurs d’alerte.

4_Dispositif de recueil et traitement des signalements externes reçus par l’EFS en tant qu’autorité compétente en matière de santé publique

4.1 Les personnes désignées pour recueillir et traiter les signalements

Les personnes désignées pour recueillir les signalements :

L’EFS fait le choix de désigner un collaborateur de l’Etablissement pour recueillir ces signalements externes (ci-après le Référent). A ce titre, le Réfèrent est le Directeur Risques Audits & Qualité national (DRQ) de l’EFS.

Afin de garantir une permanence en cas d’absence du Référent, seront en charge de recueillir les signalements selon la hiérarchie suivante :
- Le DRQ national adjoint ;
- Ou, le cas échéant, un autre collaborateur de la Direction Risque Audit et Qualité (DRAQ) désigné par le DRQ.

Les personnes désignées pour traiter les signalements :

Le traitement de ces signalements sera réalisé par un Comité de traitement des signalements constitué des collaborateurs désignés au sein de la DRHN (Direction Ressource Humaine Nationale) et de la DJC (Direction Juridique et de la Conformité).

Conditions d’exercice de leurs missions :

L’ensemble de ces personnes réalisent leurs missions dans le respect des obligations découlant du dispositif Lanceur d’alerte externe.
Elles maintiennent l'intégrité et la confidentialité des informations recueillies dans un signalement, notamment l'identité des personnes visées par le signalement et de tout tiers qui y est mentionné. A ce titre, lorsque que le Référent communique avec l’auteur du signalement, il prend toutes les mesures nécessaires et appropriées permettant de garantir la confidentialité de l’identité de l’auteur.

Le Référent et le cas échéant ses remplaçants sont les seuls à connaître l’identité de l’auteur du signalement et des personnes visées.Le Référent et le Comité utilisent un système de transfert d’informations et de données sécurisé. Concernant le stockage et la conservation, l’ensemble des informations est conservé dans un espace protégé dont l’accès est restreint.

Elles exercent leurs missions dans le respect de la protection accordée aux lanceurs d’alerte par le dispositif Lanceur d’alerte externe, rappelée ci-dessus. Le Référent et le Comité ne pourront dès lors faire obstacle à la transmission et au traitement du signalement.

Tout signalement reçu par d'autres personnes ou services de l’EFS doit être transmis sans délai au Référent.

4.2 Réception du signalement

L’EFS met en place un canal de réception des signalements qui peuvent être adressés :
- Par mail à Efs.lanceuralerte@efs.sante.fr.

- Par téléphone via une messagerie vocale dédiée, (La ligne téléphonique 01.55.93.96.12)
- Par courrier confidentiel (sous double enveloppe) adressé au réfèrent (20 avenue du stade de France 93218 Saint-Denis). Pour ce faire, il convient d’insérer les éléments de votre alerte dans une enveloppe fermée portant exclusivement la mention « signalement d’une alerte ». Ensuite, introduisez cette enveloppe dans une seconde enveloppe sur laquelle figure l’adresse précitée.

Un signalement oral peut s’effectuer selon divers moyens. En effet, l’auteur du signalement peut également solliciter l’organisation d’une visioconférence ou d’une rencontre physique au plus tard 20 jours ouvrés après la réception de sa demande. Tout signalement oral sera consigné selon les modalités suivantes :

- Lorsque le signalement est recueilli sur une ligne téléphonique enregistrée ou sur un autre système de messagerie vocale enregistré, avec le consentement de l’auteur du signalement, la consignation s’effectue soit en enregistrant la conversation sur un support durable et récupérable, soit en la transcrivant de manière intégrale.

- Si le signalement est recueilli dans le cadre d’une visioconférence ou lors d’une rencontre physique, le signalement est consigné, avec le consentement de son auteur, soit par un enregistrement de la conversation sur un support durable et récupérable, soit par un procès-verbal précis.

En tout état de cause, l’auteur peut vérifier, approuver et rectifier la transcription de sa conversation en apposant sa signature.

Les supports de consignation des signalements sont conservés seulement pour le temps strictement nécessaire et proportionnée au traitement du signalement.

Lors de la communication de son signalement, l’auteur doit préciser s'il a ou non transmis ce dernier par la voie d’un signalement interne.

L’auteur du signalement transmet par le canal de réception précité tout élément quel que soit sa forme ou son support de nature à étayer son signalement.

Le Référent informe l’auteur, par écrit, de la réception de son signalement dans les 7 jours ouvrés, à moins que l’auteur n'y ait expressément renoncé ou que l'EFS ait des motifs raisonnables de croire qu'accuser réception du signalement compromettrait la confidentialité de l'identité de son auteur. Selon le canal choisi par l’auteur du signalement, et des informations mises à disposition du Référent dans le signalement, ce dernier accusera réception par mail ou par courrier.
Cette exigence ne s’applique pas aux signalements anonymes ne permettant pas de contacter l’auteur de ce signalement.

4.3 Référencement et catégorisation du signalement

Le Comité vérifie (sauf signalement anonyme) que le signalement respecte les conditions posées par le dispositif Lanceur d’alerte externe et qu’il relève de la compétence de l’EFS.

Le Référent peut revenir vers l’auteur du signalement pour toute information manquante via l’utilisation du canal de réception des signalements.

Dans le cas où le signalement entre dans le champ du dispositif Lanceur d’alerte externe, l’auteur est informé du traitement de son signalement jusqu’à la clôture de ce dernier.
Dans le cas où le signalement n’est pas couvert par le dispositif Lanceur d’alerte externe, le Référent répond à l’auteur du signalement en précisant les raisons pour lesquelles le signalement n’est pas couvert par le dispositif Lanceur d’alerte externe.

Dans le cas où le signalement n’est pas couvert par le dispositif Lanceur d’alerte externe mais par une autre réglementation spéciale, le Réfèrent en informe l’auteur du signalement.
A titre d’exemple, les autres dispositions susceptibles d’être applicables sont (…).

Il en est ainsi pour toute atteinte aux droits des personnes et libertés individuelles (discriminations, harcèlements, L2312-59 code du travail) ; en matière de sécurité des personnes : en cas de danger grave et imminent (droit d’alerte et de retrait L 2312-60 code du travail) ; en cas de risque grave pour la santé ou l’environnement (L 4133-2 Code du travail) ; en matière économique sur des faits de nature à affecter de manière préoccupante la situation économique de l’entreprise (L 2312-63 à L 2312-67 Code du travail) ; en matière sociale concernant les effectifs de l’entreprise (en cas de constat d’un accroissement important des contrats précaires et de recours abusif , L2312-70 et L2312-71 Code du travail)

Il est possible que le signalement relève de la compétence d’une autre autorité désignée par le Décret n° 2022-1284. Dans ce cas, le Référent transmet, sans délai, le signalement à l’autorité externe compétente identifiée ou, à défaut, au Défenseur des droits, dans des conditions garantissant l’intégrité et la confidentialité.

Si le signalement entre dans le champ du dispositif Lanceur d’alerte externe mais également d’un dispositif spécifique de signalement de violation et de protection de l'auteur du signalement, prévu par la loi ou le règlement et applicable à l’EFS, le Référent en informe l’auteur du signalement, étant précisé que les mesures de protection prévues par le dispositif Lanceur d’alerte externe continuent de s’appliquer si les mesures de protection prévues par le dispositif spécifique sont moins favorables à l’auteur du signalement.

Plusieurs de ces dispositifs spécifiques de signalement sont mentionnés dans le Guide du lanceur d’alerte édité par le Défenseur des droits.

4.4 Traitement du signalement

Si le signalement entre dans le champ de compétence de l’EFS, il est traité par le Comité. En cas de besoin, le Référent demande toutes les informations nécessaires au traitement du signalement ainsi que toutes informations permettant d’évaluer l’exactitude des allégations formulées.

Le Comité doit s’assurer que seules les informations pertinentes et nécessaires au regard des finalités du traitement sont collectées.

Le Référent communique, par écrit, à l'auteur du signalement, dans un délai raisonnable n'excédant pas 3 mois à compter de l'accusé de réception du signalement, ou à défaut d'accusé de réception, 3 mois à compter de l'expiration d'une période de 7 jours ouvrés suivant le signalement, des informations sur les mesures envisagées ou prises pour évaluer l'exactitude des allégations et, le cas échéant, remédier à l'objet du signalement ainsi que sur les motifs de ces mesures.
Ce délai peut s’étendre à 6 mois si les circonstances particulières de l'affaire, liées notamment à sa nature ou à sa complexité, nécessitent de plus amples diligences. Dans cette hypothèse, le Référent précisera les circonstances justifiant cet allongement de délai à l’auteur du signalement, avant l’expiration du délai de 3 mois.

En cas d'afflux important de signalements, le Comité peut traiter en priorité les signalements les plus graves, notamment ceux pour lesquels il existe un risque de destruction de preuves ou un risque que l'auteur du signalement fasse l'objet de l'une des mesures de représailles.

Dans le cas où le signalement le justifie, le COMEX (Comité exécutif de l’EFS) ou uniquement le Président de l’Etablissement seront informés et sollicités et respecteront la confidentialité de l’auteur du signalement.

Dans le cas où le signalement concerne un ou plusieurs établissements de transfusion sanguine (ETS), le Comité peut prendre contact avec le ou les ETS concernés tout en gardant la confidentialité de l’identité de l’auteur du signalement.

Dans le cas où le traitement du signalement requiert que l’EFS prenne contact avec des tiers, le Comité se réserve la possibilité de le faire tout en garantissant une stricte confidentialité de l’identité de l’auteur du signalement, des personnes y étant visées ainsi que des informations recueillies lors de la procédure.
Lorsque que le signalement implique le traitement d’informations comportant des secrets d’affaires, le Référent et le Comité garantissent la confidentialité de ces informations. Ces dernières ne peuvent être utilisées ou divulguées à des fins autres que pour évaluer l’exactitude des allégations portées par le signalement et remédier à son objet.

Le Comité doit s’assurer que seules les informations pertinentes et nécessaires au regard des finalités du traitement sont collectées.

Le Référent communique, par écrit, à l'auteur du signalement, dans un délai raisonnable n'excédant pas 3 mois à compter de l'accusé de réception du signalement, ou à défaut d'accusé de réception, 3 mois à compter de l'expiration d'une période de 7 jours ouvrés suivant le signalement, des informations sur les mesures envisagées ou prises pour évaluer l'exactitude des allégations et, le cas échéant, remédier à l'objet du signalement ainsi que sur les motifs de ces mesures.
Ce délai peut s’étendre à 6 mois si les circonstances particulières de l'affaire, liées notamment à sa nature ou à sa complexité, nécessitent de plus amples diligences. Dans cette hypothèse, le Référent précisera les circonstances justifiant cet allongement de délai à l’auteur du signalement, avant l’expiration du délai de 3 mois.

4.5 Clôture

Le Comité procède à la clôture du signalement lorsqu'il est devenu sans objet ou lorsque les allégations sont inexactes, infondées, manifestement mineures, ou ne contiennent aucune nouvelle information significative par rapport à un signalement déjà clôturé.
Le Référent informe l'auteur du signalement par écrit de la clôture du dossier et des motifs de cette décision.

Les données relatives à l’alerte sont conservées cinq ans à compter de la clôture de la demande. Cette durée peut également être étendue à la durée de conservation d’un autre dossier portant sur le même objet nécessitant la conservation des échanges antérieurs.
Les données permettant l’identification de l’auteur d’un signalement et des personnes visées par celui-ci sont supprimées dans un délai maximal de deux mois à compter de la clôture des opérations de vérification si aucune suite n’a été donnée au signalement.
Lorsqu’une procédure disciplinaire ou des poursuites judiciaires sont engagées à l’encontre de la personne mise en cause ou de l’auteur d’une alerte abusive, les données relatives à l’alerte sont conservées jusqu’au terme de la procédure.